Di zaman sekarang ini, semua bisnis berkompetisi untuk melakukan digitalisasi, tekanan untuk bisnis-bisnis yang belum melakukannya semakin tinggi, salah satunya dalam industri logistik. Belum lagi pelanggan yang semakin menuntut transparansi data seperti yang mereka selalu dapat akses pada situs-situs e-commerce sekarang ini. Banyak bisnis yang telah dapat meng-capture masalah ini dari dini hari dan telah melakukan adaptasi serta trial and error supaya dapat memiliki platform teknologi yang solid dan dapat mendukung kegiatan bisnis mereka. Beberapa sukses, tetapi banyak juga yang gagal dalam melakukan adopsi atau implementasi dari sistem tersebut ke prosedur operasionalnya. Dan tragisnya lagi, kebanyakan melakukan kesalahan yang sama berulang kali. Hal ini disebabkan oleh tingkat kompetitif bisnis yang sangat tinggi dan orang-orang enggan membicarakan tentang kegagalan bisnisnya.
Kegagalan-kegagalan yang sering terjadi kebanyakan bukan berada pada buruknya platform yang diadopsi, melainkan terdapat pada kesiapan sumber daya manusia, prosedur yang mendukung terlaksananya penggunaan platform teknologi, dan disiplin dari pihak manajerial untuk memastikan platform tersebut digunakan dengan baik dan benar oleh seluruh karyawan yang terkait.
Sebagai salah satu contoh, kita semua pasti tahu penggunaan mesin fingerprint untuk absensi dan bagaimana manajer atau pemilik bisnis sangat bergantung pada data yang dihasilkan dari mesin tersebut untuk mengelola data absensi dari karyawan-karyawannya. Namun yang sering tidak disadari adalah, pada beberapa perusahaan tertentu bisa saja implementasi penggunaan absensi fingerprint ini kurang ketat sehingga banyak karyawannya yang lupa untuk clock-in atau lupa untuk clock-out. Tidak ada yang salah dengan mesin fingerprint tersebut, tetapi karena tidak ada tindak lanjut yang jelas dari manajemen untuk karyawan yang lupa melakukan fingerprint, maka karyawan akan terus melakukan kesalahan yang sama.
Contoh lainnya adalah penggunaan sistem GPS Tracker di mobil. GPS Tracker yang ditanam pada kendaraan berguna sebagai IoT untuk meng-capture data-data. Salah satu data yang pasti di capture oleh alat tersebut adalah riwayat perjalanan dari kendaraan yang dipasang. Tetapi banyak dari perusahaan memasang alat GPS hanya untuk mengetahui lokasi kendaraan pada saat itu, dengan alasan supirnya tidak dapat dihubungi. Padahal masih banyak sekali data dan informasi yang tersedia dan dapat diolah untuk menjadi review performa supir atau untuk pembelajaran.
Review performa supir dapat dilakukan dengan memasang berbagai alert atau notification yang berkaitan dengan keselamatan mengemudi seperti:
- Notifikasi ketika supir membawa kendaraan dengan laju
- Notifikasi ketika supir melakukan pengereman mendadak
- Notifikasi ketika supir masuk atau keluar dari area tertentu
Selain itu, data yang dikumpulkan oleh alat tersebut juga dapat digunakan untuk me-review atau mempelajari rute yang biasa diambil oleh supir untuk menuju ke lokasi tertentu. Mungkin biasanya kita selalu set urutan rute dengan lokasi A kemudian B kemudian C (A-B-C), tetapi dalam penerapannya supir kerap kali melakukan penurunan barang di titik C-A-B karena menurut mereka rute tersebut lebih efektif, atau mereka tahu bahwa mereka harus sampai di titik C dahulu karena jika mereka menuju titik C di sore hari, maka jalanan akan sangat macet.
Dengan melihat berbagai contoh di atas, semakin banyak orang yang ragu untuk melakukan investasi teknologi ke dalam bisnisnya dengan pembelaan bahwa bisnisnya juga berjalan dengan lancar sekarang tanpa adanya bantuan dari platform teknologi tersebut. Anda mungkin berpikir bahwa daripada membuang uang ratusan juta untuk investasi teknologi / sistem yang mungkin gagal, lebih baik digunakan untuk mengembangkan bisnis Anda. Tetapi Anda harus tahu bahwa jika bisnis Anda semakin berkembang, pekerjaan Anda juga akan semakin banyak, pekerjaan yang semakin banyak akan membuat Anda harus mempekerjakan lebih banyak orang lagi, sehingga beban biaya operasional Anda akan semakin tinggi, walaupun Anda mengalami peningkatan revenue / pendapatan.
Penggunaan sistem teknologi sangatlah berperan dalam masalah tersebut, dimana jika sebuah sistem diterapkan dengan baik, itu tidak hanya membuat bisnis Anda lebih efektif dan efisien, tetapi juga dapat menghemat banyak biaya operasional bahkan bisa membuat margin Anda semakin besar.
Sebelum memulai untuk memilih platform teknologi untuk bisnis Anda, kita akan membahas langkah-langkah yang perlu Anda ketahui untuk menghindari kegagalan implementasi tersebut.
Langkah 1: Anda harus tahu tentang kebutuhan bisnis Anda!
Penentuan kebutuhan dari bisnis Anda berada hanya pada tangan Anda. Sebagai stakeholder atau orang yang memiliki peranan ke operasional bisnis, Anda pastinya sering dihubungi oleh berbagai perusahaan yang menjual sistem atau platform teknologi yang ditujukan untuk membantu bisnis Anda. Tetapi Anda harus bisa mengidentifikasi platform mana yang berguna untuk bisnis Anda di tahap sekarang ini. Cara untuk mengetahuinya adalah dengan melakukan penilaian apakah dengan adanya sistem tersebut dapat membantu menyelesaikan masalah yang Anda sedang hadapi? Kebanyakan sistem memberikan setidaknya sejenis POC (Proof Of Concept) atau masa trial (percobaan). Gunakanlah masa tersebut dengan baik untuk mempelajari tentang sistem yang ditawarkan.
Langkah 2: Kemudahan penggunaan sistem yang ditawarkan.
Kemudahan penggunaan merupakan sesuatu yang sangat penting supaya tahap adaptasi menjadi lebih cepat dan juga mengurangi tingkat resistansi dari karyawan dalam pergantian ke sistem operasional baru. Semakin mudah cara penggunaan sistem, semakin sedikit juga kegiatan operasional Anda akan terganggu dengan adanya perubahan tersebut.
Langkah 3: Support selama masa trial
Masa trial adalah masa yang penting yang diberikan oleh vendor bagi Anda untuk mempelajari dan mencocokkan kebutuhan dan fitur-fitur yang ada. Gunakanlah masa ini dengan baik dengan secara aktif mencoba dan explore apa saja yang bisa dilakukan di sistem tersebut. Jika Anda kurang mengerti atau mengalami kesusahan dalam penggunaan, hubungilah staff support untuk memberikan petunjuk penggunaan dan memberikan Anda arahan supaya dapat memaksimalkan fitur yang ada.
Langkah 4: Kesiapan sumber daya untuk melakukan transisi sistem
Training, selalu lakukan tahap ini untuk setiap implementasi sistem ke dalam bisnis Anda. Dengan training yang benar dan komprehensif maka Anda telah memastikan bahwa karyawan Anda benar-benar siap untuk mengoperasikan sistem tersebut. Jika bisa, lakukan penyampaian materi yang sama berulang kali, perpanjang durasi training. Ini sangat penting karena jika ada ketergantungan penggunaan kepada vendor, maka setiap kali ada masalah, Anda harus menunggu balasan atau jawaban dari vendor terlebih dahulu dan itu akan memakan waktu dan merugikan bagi bisnis Anda.
Langkah 5: Support di after sales
Walaupun sebelumnya disebutkan bahwa Anda dan karyawan Anda harus mahir dan mandiri dalam menggunakan sistem baru tersebut, namun tidak dipungkiri bahwa after sales juga merupakan bagian yang penting yang harus diperhatikan ketika memilih vendor. Jika vendor Anda berada di kota atau pulau atau negara lain, maka untuk mendapatkan bantuan secara tanggap itu akan menjadi susah. Memang ada yang dapat melakukan support secara remote, tetapi ada situasi tertentu yang tidak cocok untuk troubleshoot seperti itu. Jika Anda melakukan pemasangan server dan harus troubleshoot, maka vendor tersebut mau tidak mau harus mengirimkan orang ke ruangan server Anda untuk mengecek apa yang terjadi.
Begitu pula jika vendor berada di luar negeri. Bedanya zona waktu, kesulitan komunikasi karena bahasa, serta ketersediaan support menjadi faktor yang sangat mempengaruhi kepuasan pelanggan. Pertama karena bedanya zona waktu, maka vendor hanya dapat dihubungi pada jam kerja mereka yang berbeda dengan jam kerja kita di sini.
Kedua karena keterbatasan penggunaan bahasa Inggris maka dapat terjadi kesalahan penyampaian masalah atau poin yang menyebabkan vendor salah menangkap inti permasalahan, melakukan perbaikan selama beberapa waktu, dan ternyata yang diperbaiki bukan hal yang tepat. Sangat tidak efisien.
Ketiga, ketersediaan staf untuk membantu Anda dari pihak vendor tidak dapat dipastikan. Ketika Anda mempercayakan kebutuhan Anda kepada perusahaan yang berada di luar negeri artinya setidaknya perusahaan tersebut sudah cukup besar sehingga mereka harus ekspansi ke luar negeri untuk membuka market baru. Dengan market sebesar itu, maka work load mereka juga akan menjadi sangat besar. Dengan work load sebesar itu, memang sangat susah untuk membagi pekerjaan dan memastikan semua client yang menggunakan jasa mereka dapat terpenuhi dan mendapatkan support yang layak. Namun perusahaan yang bisa menjanjikan itu semua yang harus Anda cari.
Apakah Anda sudah siap untuk melakukan transformasi digital supaya dapat meningkatkan efisiensi kegiatan operasional Anda? Jika Anda kebingungan atau memiliki pertanyaan, jangan ragu untuk menghubungi kami di hello@transflynd.com. Flynd merupakan platform teknologi yang secara spesifik membantu kegiatan operasional perusahaan logistik atau distribusi dalam hal seperti pengaturan rute, pembuatan surat jalan, track and trace pengiriman, dan banyak fitur lainnya. Namun jika Anda memiliki pertanyaan serupa untuk sistem lainnya (misalnya sistem akunting, atau CRM, atau sistem lainnya), kami juga dapat membantu untuk memberikan sedikit pencerahan dengan keahlian dari narasumber yang sudah belasan tahun berkecimpung di dunia konsultasi teknologi informasi.
