Pada zaman digitalisasi sekarang ini, semakin banyak usaha distribusi yang beralih menggunakan sistem untuk mengatur kegiatan operasional. Salah satu sistem yang sering dibicarakan dalam bidang logistik / distribusi adalah Transportation Management System (TMS).
TMS merupakan sebuah software/perangkat lunak yang membantu perusahaan dalam kegiatan operasional sehari-hari dari distribusi, seperti: Pencatatan pemesanan pengiriman, penugasan ke Driver, pembuatan Surat Jalan, pembuatan route planning, bahkan ada beberapa penyedia layanan yang memberikan fitur hingga ke manajemen Driver seperti Driver Wallet untuk insentif dan laporan performa Driver.
Kenapa sebuah perusahaan harus menggunakan TMS dalam menunjang kegiatan operasional mereka, berikut adalah lima keuntungan dalam menggunakan TMS:
1. Mengurangi pekerjaan yang berulang (redundan)
Jika kita melihat pekerjaan yang dilakukan oleh staff Planner maupun Admin, sebenarnya yang dikerjakan adalah hal yang sama dengan data baru yang berulang-ulang setiap harinya. Belum lagi banyak sekali tugas yang harus diselesaikan secara manual dengan bantuan pengetahuan Planner itu sendiri, seperti ketika pembagian rute. Ada juga yang menggunakan beberapa file spreadsheet untuk membantu proses administrasi dimana harus dilakukan copy-paste berulang-ulang ke berbagai file.
Dengan adanya TMS, akan dapat membantu mengurangi pekerjaan manual dan berulang yang dilakukan dengan bantuan teknologi dan integrasi dengan sistem existing yang sudah digunakan sebelumnya, seperti WMS (Warehouse Management System), ataupun OMS (Order Management System). Pengurangan waktu dari pekerjaan yang dilakukan secara manual sangatlah signifikan, Anda dapat melihat perubahan dari pekerjaan yang harus dilakukan oleh 5 orang dapat turun menjadi 1–2 orang saja.
2. Meningkatkan transparansi data
Di zaman yang semakin modern sekarang, semakin banyak konsumen yang menginginkan akses data yang real-time. Tidak hanya dari konsumen yang membeli barang, tetapi para pemilik barang (Shipper) juga mulai menginginkan traceability. Dimana para Shipper juga bertanggung jawab untuk memberikan update status pengiriman kepada konsumen mereka juga.
TMS dapat menjawab masalah ini, karena semua data yang sudah berbasis digital, TMS dapat memberikan informasi terkait pengiriman ke berbagai pihak. Sebagai contoh pada Flynd, kami mengirimkan update status pengiriman melalui Whatsapp kepada konsumen. Serta kami juga mempunya Client Portal yang dapat diakses oleh Shipper yang terdaftar, dan juga Vendor Portal untuk perusahaan yang menggunakan beberapa vendor dalam pengiriman mereka.
3. Meningkatkan kontrol terhadap operasional di lapangan
Bicara tentang distribusi pengiriman, tidak akan lepas dari masalah operasional di lapangan seperti mengontrol Driver, ada alamat yang tidak ditemukan, ada pengiriman yang gagal, ada pengiriman yang rusak di jalan. Sebelum menggunakan TMS, semua hal tersebut harus ditangani secara manual dengan menggunakan Telepon atau pesan singkat yang memakan waktu lama dan dapat membuat pengiriman berikutnya menjadi terlambat.
Pada FlyndTMS, kami memiliki fitur Failed Delivery dan Partial Delivery untuk membantu troubleshoot masalah di lapangan terkait pengiriman. Ada juga SOS Button untuk mengirimkan pesan emergency kepada staff Admin jika terjadi kecelakaan ataupun kendala lain yang menghambat Driver untuk melanjutkan pengiriman.
FlyndTMS juga membekali setiap Driver dengan aplikasi Android supaya staff Admin maupun Planner juga dapat memantau secara real-time posisi Driver dan progress pengiriman dari setiap Driver.
4. Menghemat biaya operasional dengan Route Planning
Jika Anda harus mengatur ratusan pengiriman dalam satu hari, sudah pasti Anda memiliki tim planner untuk membuat rute ataupun model distribusi yang efisien. Tetapi jika proses tersebut masih dilakukan secara manual, proses ini dapat memakan waktu 3 sampai 6 jam paling parahnya untuk proses routing itu sendiri. Ini yang kami lihat terjadi pada client-client kami sebelum menggunakan Flynd.
Dengan FlyndTMS, kami dapat memberikan fitur untuk membuat Route Planning dari satu gudang atau origin ke berbagai titik yang dimasukkan ke dalam perhitungan sebelumnya. Hasilnya, Anda dapat memangkas waktu planning hingga 4 jam!
5. Meningkatkan pelayanan kepada konsumen
Konsumen di zaman sekarang sudah sangat terbiasa dengan belanja online di e-commerce yang dapat melihat tracking status pengiriman. Kebiasaan ini kemudian terbawa ke industri juga karena orang-orang yang mengurus pengiriman sudah terbiasa dapat melihat progress pengiriman mereka tanpa harus menghubungi contact center ataupun sales untuk mendapatkan kepastian.
Dengan FlyndTMS, kami memastikan semua informasi tentang pengiriman akan sampai ke konsumen. Mulai dari notifikasi via Whatsapp yang dikirimkan jika Driver menuju lokasi, Driver juga ketika sampai di tujuan akan meminta tanda tangan dan foto barang sebagai bukti, hingga notifikasi pengiriman selesai yang berisikan informasi lengkap mengenai bukti tanda terima digital dan tanda tangan yang akan kami kirimkan melalui Whatsapp juga kepada konsumen.
Demikian rangkuman mengenai 5 keuntungan jika Anda menggunakan sistem TMS. Bagaimana menurut Anda, apakah Anda merasa bahwa usaha Anda perlu untuk memiliki sistem TMS? Atau Anda sedang melakukan research untuk membangun TMS sendiri dibandingkan dengan menggunakan produk yang sudah jadi seperti FlyndTMS? Kami sudah merangkum satu artikel lagi yang membahas tentang ini
Kunjungi juga website kami di transflynd.com, atau hubungi kami melalui hello@transflynd.com dan Whatsapp di nomor 082124205656
