Jadi apa itu TMS? TMS adalah sebuah sistem digital yang ditujukan kepada berbagai macam bisnis yang dalam kegiatan operasional sehari-harinya memiliki proses pengiriman barang, baik menggunakan armada milik sendiri maupun di-outsource kepada pihak ketiga. TMS pada zaman sekarang umumnya berbentuk cloud based, dimana artinya dapat diakses dimana saja dan kapan saja oleh pengguna melalui browser yang digunakan, baik melalui komputer, laptop, tablet, ataupun handphone.
Fungsi TMS adalah untuk merampingkan proses operasional logistik itu sendiri. Karena seperti yang kita ketahui bahwa proses operasional logistik di Indonesia sekarang masih sangat banyak pekerjaan manual yang dilakukan dan data yang tersebar dimana-mana. Hal ini membuat perpindahan informasi antar karyawan dan manajer menjadi semakin rumit dan memakan waktu lama juga untuk menyusun laporan-laporan yang dibutuhkan. Apa saja peran utama dari TMS?
1. Control Tower
Singat kata, TMS menjadi single platform untuk urusan operasional logistik. Mulai dari pesanan masuk (baik dari e-commerce, ordering platform lain, ERP, dsb), pendaftaran armada maupun vendor, master data alamat pengiriman, penugasan, hingga invoice dan pelaporan, semuanya terkumpul melalui satu sistem dan dapat diakses oleh semua user yang terlibat dalam kegiatan operasional. Bahkan beberapa TMS yang mempunyai reputasi bagus juga memberikan akses yang terbatas kepada vendor transporter nya dan juga kepada pemilik barang supaya memberikan transparansi dan juga akses data yang real-time terhadap kondisi di lapangan. Ini diharapkan dapat meminimalisir waktu yang dihabiskan oleh team untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan dari customer maupun vendor terkait kondisi di lapangan.
2. Planning
Peran planning di dalam TMS sendiri mengacu kepada kegiatan pre-shipment. Sebelum menugaskan pengiriman kepada kurir ataupun pengemudi, team planner bertugas untuk menyusun rute dan alokasi truk supaya dapat mengambil muatan yang mana. Proses planning ini dapat memakan waktu yang banyak, tergantung dari jumlah pesanan yang dialokasi. Ada beberapa perusahaan pengiriman last-mile yang pernah kami temui menghabiskan waktu 3–5 jam dalam proses alokasi dan planning ini. Karena banyak sekali proses yang harus dilakukan mulai dari rekap pesanan, menyusun pesanan sesuai zona/cluster, mengelompokkan pesanan supaya muat ke dalam satu truk, menyusun urutan rute yang bagus, kemudian hasil terakhirnya adalah picking and packing list yang akan di-handle orang tim gudang.
Dengan menggunakan TMS, proses seperti pengumpulan pesanan, dan pengelompokkan berdasarkan zona/cluster akan dapat selesai dalam hitungan detik karena semua akan diproses otomatis oleh sistem. Kemudian TMS juga biasanya mempunyai fitur Route Planning dimana proses alokasi dan penyusunan rute akan ditangani oleh TMS secara otomatis dengan beberapa konfigurasi yang telah dimasukkan seperti jumlah armada yang ada, jenis armada yang ingin digunakan, durasi kerja truk, dan lain sebagainya. Hasil akhir dari fase Planning di TMS ini juga dapat berupa picking and packing list supaya serupa dengan proses yang dilakukan tanpa TMS. Jika perusahaan Anda telah menggunakan Warehouse Management System (WMS), maka hasil ini juga dapat dikirim secara langsung ke WMS melalui API.
3. Execution
Ketika kurir/pengemudi siap untuk melakukan pengantaran, biasanya mereka akan menerima Surat Jalan sebagai bukti untuk mengirimkan barang ke alamat tujuan, dan surat tersebut juga akan ditandatangani oleh penerima barang sebagai bukti bahwa barang kiriman telah diterima dengan baik. Namun, sepanjang perjalanan mulai dari truk keluar gudang hingga semua pesanan selesai sulit untuk di monitor secara real-time dikarenakan sistem penugasan dan pencatatan yang dilakukan pada kertas. Sehingga jika ada pengirim barang atau penerima barang yang menanyakan status pengiriman, maka dibutuhkan waktu cukup lama oleh tim untuk mencari pesanan tersebut sedang dibawa oleh pengemudi yang mana, kemudian juga harus ditelepon lagi untuk menanyakan lokasi pengemudi saat ini, apakah sudah menuju alamat pesanan atau masih mengantar pesanan yang lain.
Di dalam TMS, proses eksekusi ini dibantu dengan adanya aplikasi Driver yang berbasis Android. Aplikasi Driver ini bertugas sebagai pusat informasi antara kantor pusat dengan Driver yang berada di lapangan. Ketika staf planner melakukan penugasan rute kepada Driver, maka Driver secara langsung menerima notifikasi di handphone dan dapat melihat penugasan mereka dan jadwal untuk melakukan pengantaran/penjemputan tersebut.
Kemudian setiap proses di lapangan, baik itu mulai perjalanan, mulai dan selesai loading, proses mulai jalan ke tujuan, sampai, unloading, hingga selesai semua akan dilakukan melalui aplikasi Driver dan dapat di-monitor secara live oleh kantor pusat. Hal ini meringankan cukup banyak beban pekerjaan staf logistik dalam proses monitoring pengiriman, ditambah lagi dengan adanya peran Control Tower dimana staf dapat memantau keseluruhan pengiriman melalui Dashboard yang tersedia.
4. Reporting
Di bidang usaha manapun, reporting/pelaporan merupakan proses yang wajib ada supaya pemilik bisnis atau manajerial dapat memantau kinerja bisnis secara garis besar. Apakah bisnis nya berjalan dengan baik atau ada kendala, hal seperti ini dapat dilihat dari laporan operasional yang dibuat oleh tim. Ada beberapa tantangan dalam proses pembuatan laporan yang dilakukan sekarang, yaitu:
- Data yang tercecer karena menggunakan kertas
- Bukti terima barang yang masih menggunakan Surat Jalan balik
- Rekap semua data di kertas ke dalam platform pelaporan (seperti Excel)
- Menggabungkan beberapa sumber data pelaporan menjadi satu
Proses yang panjang di atas menghabiskan cukup banyak waktu untuk diselesaikan oleh staf. Bayangkan jika pelaporan ini diminta untuk diberikan setiap harinya, maka mungkin saja dibutuhkan satu staf yang khusus mengumpulkan data dan mengerjakan laporan ini sendiri.
Penambahan staf ini sendiri apakah dapat terjustifikasi dengan laba perusahaan? Jika tidak, TMS adalah jawaban yang tepat untuk proses pelaporan ini. Karena setiap pesanan, planning dan eksekusi sudah dilakukan di dalam TMS, maka semua data terkait operasional logistik sudah terekam juga. Sehingga pelaporan dapat dilakukan cukup dengan menggunakan fitur pelaporan dan laporan apa saja yang dibutuhkan dapat disiapkan, selama data yang dibutuhkan untuk laporan tersebut sudah tercatat di dalam sistem.
FlyndTMS merupakan solusi yang dibangun oleh tim kami dimana kami mencoba menjawab tantangan-tantangan kegiatan operasional yang dijelaskan di atas. Hubungi kami melalui email di hello@transflynd.com atau melalui chat di website kami www.transflynd.com untuk mendapatkan solusi yang tepat untuk perusahaan Anda.
