Sudah dua bulan kita berada di era Work From Home karena pandemi COVID-19 ini. Sebagai para pekerja profesional tentunya ini tidak berarti liburan yang tanpa akhir, melainkan pekerjaan yang biasanya kita kerjakan di perkantoran dialihkan menjadi dikerjakan di rumah dengan segala keterbatasan kondisi masing-masing karyawan di rumahnya. Ada sebagian orang yang kesulitan beradaptasi dengan kondisi seperti ini yang mengakibatkan turunnya produktivitas dengan hilangnya fokus dan semangat kerja selama masa #dirumahaja.
Dengan adanya social distancing dan #dirumahaja, membuat banyak perubahan ke cara kerja sehari-hari. Dari yang di kantor tinggal samperin kolega untuk diskusi atau bertanya tentang suatu hal, menjadi komunikasi yang agak sulit karena harus menggunakan chat platform ataupun video call untuk membahas satu pertanyaan yang simple, hingga laporan harian yang menjadi pekerjaan tambahan bagi sebagian orang yang tidak terbiasa dengan laporan harian (daily update).
Berikut ini adalah beberapa Productivity Hacks yang kami terapkan dalam tim dan coba kami aplikasikan kepada Customer kami yang dapat Anda petik dan aplikasikan ke bisnis Anda sebisanya.
Memastikan terpasangnya koneksi Internet yang memadai
Semakin terlihat di era #dirumahaja yang mengharuskan bisnis beralih ke platform digital yang dapat mengakomodir data, informasi, dan pekerjaan yang dapat di akses dimanapun, kapanpun. Mengurus dokumen menjadi sebuah tantangan sendiri sekarang ini. Seperti ketika dokumen diharuskan memiliki tanda tangan basah, pengiriman dokumen yang memakan biaya tidak sedikit, dan hal lainnya. Beruntungnya di dalam Flynd sendiri kami cukup flexible dalam hal pengurusan dokumen ini baik untuk internal maupun customer kami yang masih menerima soft copy, sehingga tidak banyak tenaga dan resources yang terpakai untuk mengurus dokumen hard copy ini.
Komunikasi yang tadinya bisa dilakukan face to face, sekarang harus beralih ke chat platform atau video call platform. Pengurusan dokumen yang membutuhkan repository atau file sharing yang dapat diakses oleh seluruh tim. Approaching customer baru yang dilakukan secara digital. Semuanya mengharuskan setiap profesional memiliki koneksi internet yang memadai di rumahnya, ataupun minimal di handheld device masing-masing. Oleh karena itu, koneksi internet menjadi sebuah investasi yang krusial untuk meningkatkan produktivitas. Pilihlah provider yang dapat diandalkan, tidak hanya murah dan terjangkau saja, tetapi kecepatan internet jg berpengaruh karena kemungkinan besar kita akan diharuskan untuk mengunduh file dengan ukuran yang lumayan besar juga.
Buat rules untuk channel komunikasi team
Dengan adanya jarak yang membatasi pekerjaan sekarang, maka komunikasi menjadi semakin penting. Pilihlah satu platform komunikasi yang akan selalu digunakan oleh tim. Banyak sekali pilihan penyedia layanan komunikasi sekarang baik yang free maupun yang berbayar. Sebagai contoh, kami sekarang menggunakan Slack untuk komunikasi pekerjaan harian, update daily status dan progress, serta diskusi jika mengalami masalah atau hambatan.
Over-communicate
Masih berhubungan dengan komunikasi, over-communicate sangat penting dalam meminimalisir terjadinya miskomunikasi. Sebelumnya di kantor, kita dapat membaca bahasa tubuh rekan kerja kita dan dengan mudah tahu bahwa orang tersebut sedang sibuk, pusing, atau yang lainnya. Termasuk juga jika pesan kita telah tersampaikan dengan baik ke orang lain. Pastinya teman-teman pernah melakukan komunikasi di chat dimana penerima pesan hanya membaca (read) pesan tersebut dan tidak membalas. Ini membuat ketidakjelasan apakah pesan sudah tersampaikan, ataukah ternyata HP sedang dipegang oleh anak dan tidak sengaja terbuka, atau ternyata rekan kerja sakit dan tidak dapat menyelesaikan tugas yang diberikan melalui pesan tersebut.
Yang dimaksud dengan over-communicate disini adalah pastikan kita membangun budaya untuk membalas setiap pesan yang diberikan, baik itu dengan “noted”, atau “siap”, atau “sedang dipelajari”, atau “siap, akan dikirimkan di jam sekian”.
Balasan seperti ini menjadi penting untuk memastikan pesan tersampaikan dengan jelas. Pastikan juga jika ada pertanyaan bisa langsung ditanyakan atau mungkin butuh penjelasan melalui telepon supaya tektokannya bisa lebih jelas lagi.
Konsekuensi jika tidak dilakukan dapat menghambat produktivitas dimana seseorang menunggu jawaban atau hasil dari permintaan tetapi ternyata tidak dikerjakan karena tertumpuk oleh pekerjaan lainnya. Tunggu menunggu ini membuang waktu dan membuat produktivitas semakin rendah.
Buat schedule kerja yang terjadwal
Banyak juga rekan profesional yang sudah berkeluarga dan ketika bekerja dari rumah memiliki banyak tantangan, mulai dari mengurus anak, membantu atau mengerjakan pekerjaan rumah tangga. Hal tersebut sebetulnya normal dan boleh saja dilakukan, tetapi akan lebih baik jika terjadwal dan rekan kerja yang lainnya juga dapat mengantisipasi jam-jam dimana Anda tidak responsif.
Yang kami lakukan di Flynd adalah kami membuat jam kerja dan update harian di pagi, tengah, dan akhir hari.
Biasakan Anda bangun dan siap-siap untuk kerja di jam yang sama dengan jam kantoran biasanya. Tuliskan target pekerjaan hari ini apa saja, kemudian update progress di tengah hari sebelum jam makan siang, dan terakhir update progress lagi di akhir hari sebelum menutup pekerjaan.
Dengan adanya rutinitas yang dibuat, maka badan akan menyesuaikan dengan ritme kerja sehari-hari dan Anda juga dapat menjadi lebih produktif dibandingkan jika Anda tidak memiliki rutinitas kerja.
Cari spot untuk bekerja di dalam rumah
Jangan bekerja di kasur atau ruangan yang biasa dipakai untuk beristirahat.
Pastikan Anda memiliki spot untuk bekerja di dalam rumah. Karena jika kita bekerja di tempat untuk beristirahat, di bawah alam sadar otak kita selalu mengenali tempat ini sebagai tempat istirahat. Sehingga niat kerja tidak muncul dan kita juga susah untuk fokus dalam bekerja.
Carilah spot atau pojokan di dalam rumah, buatlah area tersebut kondusif untuk bekerja. Laptop dan peralatan kerja lainnya diposisikan disana, jauh dari TV dan kasur.
Gunakan Cloud Software
Kolaborasi secara digital menjadi sangat krusial. Kita sudah lihat meningkatnya user base beberapa platform seperti Zoom dan GoogleSuite. Karena memang platform seperti ini sangat berguna ketika kita tidak berdekatan dengan rekan kerja dan diharuskan untuk berkolaborasi dalam pekerjaan.
Di Flynd sendiri kami menggunakan Slack dan GoogleMeet untuk komunikasi internal, serta GoogleMeet juga digunakan untuk call dengan customer ataupun leads lainnya. GoogleDrive merupakan file sharing pilihan kita sebagai central document storing, jadi setiap pekerjaan kita wajibkan untuk di upload ke GoogleDrive juga.
Customer kita yang kebanyakan berada di bidang distribusi/logistik juga sangat terbantu dengan adanya platform Flynd yang membuat kolaborasi pekerjaan distribusi semakin gampang karena data-datanya yang sentral dan tidak tercecer di file excel masing-masing karyawan. Kapan saja ingin melihat update atau mengecek data, tinggal mengakses Flynd. Kami juga memberikan akses aplikasi Driver supaya komunikasi lebih lancar dan tidak mengharuskan untuk menggunakan dokumen kertas. Tanda tangan ketika handover barang akan dilakukan melalui aplikasi Driver, beserta dengan foto barang. Semua proses akan direkam di platform dan dari sistem juga akan secara otomatis membuat dokumen digital sebagai bukti barang telah terkirim. Dokumen yang dibuat akan memiliki tanda tangan penerima serta foto-foto yang diambil oleh Driver dalam pengiriman.
Setiap unit kerja mungkin akan memiliki cloud platform sendiri untuk memudahkan pekerjaan juga. Seperti untuk finance & accounting, kami menggunakan Jurnal, untuk HRD kami menggunakan Kopoka.
Sekian untuk tips yang dapat kami share untuk menaikkan produktivitas dalam bekerja. Kita semua berdoa semoga pandemi ini segera berakhir dan kita dapat beraktivitas seperti normal kembali segera mungkin. Satu hal yang perlu diingat adalah cara bekerja bisnis-bisnis sudah pasti akan berubah setelah pandemi ini. Sudah 2 bulan kita bekerja dari rumah seperti ini, dan saya yakin sebagian besar profesional sudah semakin terbiasa dengan pace dan lingkungan kerja sekarang. Jangan sampai bisnis Anda ketinggalan beradaptasi di masa transisi seperti ini.
Stay safe, stay productive
Flynd
www.transflynd.com
